Omisiunile din administrarea documentelor genereaza
abisuri arhivistice in cadrul companiilor

~ Iron Mountain recomanda companiilor sa-si actualizeze modul de administrare a stocurilor de informatii inainte de aplicarea MiFID ~

Cu numai opt luni inainte de intrarea in vigoare a Directivei pentru Instrumentele Financiare (MiFID), Iron Mountain - lider mondial in protejarea informatiilor si servicii de stocare, invita companiile sa-si reevalueze si sa-si aduca la zi politicile de administrare a informatiilor.

Aplicarea MiFID, cu incepere din noiembrie 2007, inseamna ca persoanele care raspund de administrarea informatiilor in cadrul institutiilor financiare trebuie sa-si rafineze modalitatile de indexare si regasire a datelor astfel incat auditorii sa poata avea acces la informatiile vitale depozitate in arhivele companiei.

Pentru a Incuraja companiile sa se ocupe de aceste aspecte acum si sa evite primirea unor amenzi consistente mai tarziu, Iron Mountain prezinta cei mai importanti 3 pasi cate o arhiva flexibila si accesabila.

Stocheaza, nu ingramadi
Prima cauza a cresterii excesive a cheltuielilor de depozitare o constituie “Politica plapumii”. De teama sa nu fie penalizate pentru ca stocheaza date insuficiente, companiile aduna, timp de pana la 50 de ani, toate documentele, fara discernamant, fie ca sunt importante, fie ca nu. Iron Mountain estimeza ca intre 20 si 40% dintre documentele noilor sai clienti pot fi distruse fara probleme prin crearea si implementarea unei politici de administrare a arhivelor care sa fie credibila din punct de vedere legal.

Indexeaza flexibil
O gresala costisitoare pentru companiil este aplicarea unei politici de stocare a documentelor ce nu concorda cu activitatea zilnica din birou. Administrarea arhivelor trebuie adaptata profilului afacerii, si nu invers. O abordare corecta poate economisi ore intregi de activitate costisitoare, iar in aceasta privinta un expert in administrarea informatiei poate oferi sfaturi legate de cea mai buna metoda de constituire si de indexare a arhivei companiei.

Fii pregatit pentru ce-i mai rau
In caz de dezastru, un element vital pentru companie il constituie arhiva bine organizata. Multe companii au o strategie pentru redresare dupa dezastru, dar este esential ca si planul de administrare a datelor stocate sa fie dezvoltat in paralel pentru a asigura angajatilor accesul la informatiile dorite, cand si daca sistemul cedeaza.

"Curatarea arhivelor nu numai ca permite companiilor sa fie in concordanta cu legea, dar si reduce sumele cheltuite pe depozitarea informatiilor care nu mai sunt necesare," afirma Andy Maurice, Seful Departamentului de Consultanta al companiei Iron Mountain. "In Marea Britanie este mare nevoie de spatii de birouri, iar a pastra informatii de care nu mai este nevoie reprezinta o risipa. De asemenea, intr-o arhiva bine organizata scade considerabil timpul necesar accesarii informatiilor importante pentru companie – vitale in caz de audit sau demersuri legale," adauga acesta.

Despre Iron Mountain:
Iron Mountain Europa este filiala companiei Iron Mountain (NYSE:IRM), lider mondial in protejarea informatiilor si servicii de stocare. Iron Mountain Europa deserveste 56 de piete din 18 tari Europene. Pentru informatii suplimentare, va rugam sa vizitati pagina de web: http://www.ironmountain.ro

Iron Mountain ajuta companii din intreaga lume sa-si diminueze costurile si riscurile privind protectia si administrarea informatiilor. Oferta companiei include solutii complete pentru administrarea unor volume mari de documente si protectia datelor. Totodata, compania detine cunostintele si experienta necesare pentru a face fata unor provocari complexe in domeniul informatiilor, cum ar fi costurile de depozitare tot mai ridicate, litigiile, conformitatea cu normele legale in vigoare si recuperarea datelor in caz de dezastru. Fondata in 1951, Iron Mountain este un partener de incredere pentru mai mult de 90,000 de clienti din America de Nord, Europa, America Latina si tarile din zona Pacificului. Compania are peste 17,000 de angajati in toata lumea si vanzari de 2.1 miliarde de dolari in 2005.