IMPLEMENTAREA PROGRAMULUI DE ADMINISTRARE A ÎNREGISTRĂRILOR ÎN CONFORMITATE CU CERINŢELE DE ORDIN LEGAL

Implementarea reprezintă specialitatea noastră

Departamentul de consultanţă al companiei Iron Mountain deţine cea mai mare experienţă în implementarea administrării înregistrărilor comparativ cu oricare altă firmă de consultanţă – atât pentru înregistrările pe suport de hârtie cât şi pentru înregistrările electronice. Consultanţii noştri vă pot ajuta în privinţa fiecărui aspect al implementării: instruirea şi implementarea pas cu pas a programului, aplicarea politicilor de păstrare pentru înregistrările fizice şi electronice, selectarea tehnologiilor adecvate pentru înregistrările electronice şi extinderea programului dumneavoastră la nivel internaţional.

Elementele principale ale implementării programului de administrare a înregistrărilor în conformitate cu cerinţele de ordin legal:

Realizarea instruirii şi publicarea pe intranet

Departamentul de consultanţă al companiei Iron Mountain deţine o experienţă vastă în proiectarea de conţinut al instruirii în domeniul administrării înregistrărilor, conţinut personalizat pentru tipuri specifice de cursanţi corporativi (de exemplu conducere executivă, angajaţi, coordonatori ai administrării înregistrărilor). Conţinutul pregătit special pentru un anumit tip  de cursanţi îmbunătăţeşte eficienţa acestuia.  Putem furniza conţinutul în modul cel mai eficient pentru organizaţia dumneavoastră: prezentări live, seminarii pe web (webinars) sau module de instruire electronică în ritmul propriu al cursantului.

Aplicarea politicilor de păstrare pentru inventarul înregistrărilor pe suport de hârtie

Puteţi reduce în mod semnificativ responsabilităţile şi costurile de depozitare unificând toate înregistrările dumneavoastră pe suport de hârtie sub umbrela unui grafic comun de păstrare.  Consultanţii noştri utilizează tehnologia Iron Mountain brevetată pentru a standardiza în mod eficient descrierile inventarului înregistrărilor dumneavoastră. Apoi, aceştia aplică clasificarea de păstrare corectă pentru toate înregistrările dumneavoastră pe suport de hârtie – astfel încât să ştiţi pentru fiecare înregistrare momentul când poate fi eliminată.

Aplicarea clasificărilor de păstrare pentru toate înregistrările dumneavoastră pe suport de hârtie:

• Asigură consistenţa şi uniformitatea păstrării înregistrărilor la nivel de organizaţie.
• Îmbunătăţeşte accesul la înregistrări, făcând ca găsirea informaţiilor să fie mai uşoară şi mai puţin costisitoare atât pentru necesităţile de descoperire cât şi pentru cele operaţionale.
• Vă permite distrugerea fără probleme a înregistrărilor învechite, în conformitate cu politicile dumneavoastră de păstrare a înregistrărilor. Reduce costurile de depozitare şi riscurile de litigiu prin eliminarea înregistrărilor învechite.

Aplicarea politicilor de păstrare pentru sistemele dumneavoastră de înregistrări electronice

Consultanţii Iron Mountain vă pot arăta cum să aplicaţi regulile de păstrare la sistemele dumneavoastră de email şi la alte documente electronice. Vă vom ajuta să determinaţi durata pentru care trebuie să păstraţi înregistrările electronice, formatul în care acestea trebuie să fie păstrate precum şi cea mai bună aplicaţie pentru păstrarea şi eliminarea acestora.

Aplicarea politicilor de păstrare pentru înregistrările electronice cu caracter confidenţial  va permite:

• Optimizarea performanţelor serverelor dumneavoastră de email
• Reducerea depozitării mesajelor
• Oferirea unui răspuns mult mai eficient la cererile de descoperire

Selectarea tehnologiilor pentru înregistrări electronice

Nu există o singură soluţie atunci când este vorba despre selectarea şi implementarea tehnologiei pentru administrarea înregistrărilor în conformitate cu cerinţele de ordin legal. Pentru sortarea gamei largi de opţiuni aveţi nevoie de sfaturi obiective de la cineva care cunoaşte cu adevărat atât tehnologia cât şi administrarea înregistrărilor.

Consultanţii Iron Mountain compară şi confruntă beneficiile şi riscurile opţiunilor tehnologice de care dispuneţi şi identifică cele mai bune opţiuni pentru organizaţia dumneavoastră – în contextul expunerii dumneavoastră, bugetului dumneavoastră şi investiţiilor dumneavoastră curente în domeniul IT. Spre deosebire de alţi furnizori care vă vor evalua opţiunile prin intermediul viziunii lor particulare, noi avem o abordare mai largă, independentă de orice furnizor, pentru a recomanda cea mai bună soluţie. 

Cercetarea cerinţelor de păstrare la nivel internaţional

Departamentul de consultanţă al companiei Iron Mountain poate realiza cercetări pentru a identifica legile şi reglementările, specifice pentru fiecare ţară, care se referă la păstrarea înregistrărilor şi poate propune cerinţe de păstrare pentru clasele de înregistrări. Bibliotecile juridice ale partenerilor noştri care deţin materiale de cercetare la nivel internaţional în domeniul păstrării înregistrărilor deţin în prezent informaţii despre peste 45 de ţări. Datorită cercetării noastre puteţi sta liniştit, fiind asigurat că sunt luate în considerare legile relevante indiferent de locul în care vă desfăşuraţi afacerea.

Extinderea internaţională a programului de administrare a înregistrărilor

Consultanţii Iron Mountain vă pot ajuta să vă extindeţi la afacerile desfăşurate în alte ţări graficul, politicile şi procedurile  de păstrare implementate în Marea Britanie. Programul global de consistenţă reduce riscurile, costurile şi complexitatea.