DEZVOLTAREA PROGRAMULUI DE ADMINISTRARE A ÎNREGISTRĂRILOR ÎN CONFORMITATE CU CERINŢELE DE ORDIN LEGAL

Companiile în căutare de asistenţă pentru dezvoltarea unui program apelează adesea la serviciile noastre în momentul în care observă unul sau mai multe semne de avertizare în cadrul organizaţiei lor:

• Programul nu este aplicat în mod uniform în cadrul tuturor departamentelor
• Nu sunt siguri că programul lor respectă cerinţele legale
• Programul nu este actualizat în conformitate cu cele mai recente legi şi reglementări

Departamentul de consultanţă al companiei Iron Mountain poate colabora cu dumneavoastră pentru a dezvolta un program de administrare a înregistrărilor în conformitate cu cerinţele de ordin legal, program care are următoarele caracteristici:

• Este unitar în cadrul întregii companii pentru a reduce riscurile de conformitate
• Este credibil din punct de vedere juridic deci va fi acceptat  din punct de vedere legal
• Este actualizat conform celor mai recente legi şi reglementări pentru a diminua expunerea în caz de litigiu

Datorită experienţei vaste în practică a consultanţilor noştri, aceştia vă pot ajuta să dezvoltaţi mai rapid un program complet.  În plus, compania Iron Mountain deţine deja infrastructura de implementare completă pentru a arhiva înregistrările dumneavoastră – fizice şi electronice – pe durata întregului lor ciclu de viaţă până la eliminarea acestora.

Elementele principale ale dezvoltării programului de administrare a înregistrărilor în conformitate cu cerinţele de ordin legal:
 
Dezvoltarea politicilor şi a procedurilor

Departamentul de consultanţă al companiei Iron Mountain proiectează politicile, procesele şi procedurile care vă pot ajuta să vă protejaţi compania împotriva litigiilor. Atunci când în cadrul unui litigiu se face referire la program, veţi avea  certitudinea ştiind că politicile şi procedurile dumneavoastră  respectă cerinţele legal.

Asistenţă organizatorică

Departamentul de consultanţă al companiei Iron Mountain vă poate arăta cum să creaţi o structură de administrare a înregistrărilor pentru a asigura un sprijin complet pentru eforturile dumneavoastră de administrare a înregistrărilor în conformitate cu cerinţele de ordin legal. Vă vom oferi asistenţă referitoare la modul în care o structură de administrare a înregistrărilor se încadrează perfect în structura dumneavoastră corporativă precum şi la modul în care se poate crea structura potrivită la niveluri multiple: guvernare, implementare şi întreţinere.

Dezvoltarea graficului de păstrare

Consultanţii Iron Mountain au acces la o bază de date de mari dimensiuni, internă, care conţine specificaţii legal, reglementări, decizii ale tribunalelor şi cunoştinţe specifice domeniului de activitate. Colaborăm direct  cu dumneavoastră pentru a proiecta şi implementa un grafic de păstrare a înregistrărilor bazat pe cele mai recente cercetări juridice şi pe cele mai bune practici utilizate în domeniul respectiv.

Plan de instruire, comunicare şi dezvoltare

Instruirea adecvată reprezintă o componentă de bază a oricărui efort de administrare a schimbărilor.  Pentru a fi un program de succes, programul dumneavoastră de administrare a înregistrărilor în conformitate cu cerinţele de ordin legal necesită cea mai bună  pregătire posibilă şi o comunicare periodică ca şi continuare naturală a acestui program. Având toate „lecţiile învăţate”, vă putem ajuta să proiectaţi un plan de instruire şi comunicare care va contribui la realizarea obiectivelor de implementare pas cu pas a programului dumneavoastră. 

Putem să vă oferim toate aceste servicii, sau doar acele servicii care satisfac necesităţile companiei dumneavoastră.