CUM FUNCŢIONEAZĂ

Cum funcţionează Programul de administrare a înregistrărilor în conformitate cu cerinţele de ordin legal

Compania Iron Mountain foloseşte o metodologie verificată, în şase etape, în colaborarea cu clienţii, pentru a elabora un program de administrare a înregistrărilor în conformitate cu cerinţele de ordin legal.

1. Organizare – Determinăm sfera de acoperire a programului – pentru un departament, la nivelul companiei, internaţional, etc. – şi stabilim roluri şi responsabilităţi în cadrul unei organizaţii, la nivelul conducerii, implementării şi administraţiei.

2. Evaluare – Identificăm înregistrările existente şi locaţia acestora; examinăm politicile şi procedurile existente; identificăm zonele de risc şi expunerea; analizăm cerinţele de ordin legal privind păstrarea şi accesul; evaluăm posibilităţile de implementare existente; creăm un plan de bază.

3. Dezvoltare – Identificăm tipurile de înregistrare; inventariem toate depozitele de date; creăm un plan de clasificare a înregistrărilor compact şi cuprinzător; identificăm cerinţele de păstrare a înregistrărilor pentru toate jurisdicţiile; stabilim perioade de păstrare în conformitate cu cerinţele de ordin legal, cu consideraţiile referitoare la risc şi cu necesităţile operaţionale; elaborăm un program cuprinzător de păstrare a înregistrărilor care asigură reguli unitare în cadrul întreprinderii.

4. Implementare – O abordare în etape în care implementăm mai întâi programul cuprinzător de bază, iar apoi implementăm cele mai bune oportunităţi de câştig, prioritatea fiind stabilită în funcţie de risc şi de valoarea afacerii.  Personalizăm politicile şi procedurile la nivel de companie pentru fiecare aplicaţie; aplicăm programe de păstrare pentru înregistrările existente; proiectăm şi realizăm instruirea pe tipuri de cursanţi; şi lansăm un program oficial.

5. Administrare – Pentru a administra eficient securitatea, accesarea şi integritatea datelor, realizăm reexaminarea clasificării şi distrugerii prin intermediul rapoartelor şi  mecanismelor de protecţie; continuăm programele de instruire, comunicare şi certificare; actualizăm graficul, politicile şi procedurile de păstrare; planificăm şi asigurăm fonduri pentru întreţinerea, consolidarea, auditarea şi extinderea programului; asigurăm supravegherea corespunzătoare a departamentului.

6. Auditare – Evaluăm anual toate componentele principale, identificăm deficienţele,  conform unităţilor de măsură pentru audit, lobby for compliance buy-in şi evaluăm eficienţa administrării riscurilor şi a costurilor împreună cu comitetul de conducere a administrării înregistrărilor, fiind pregătiţi să sugerăm posibile îmbunătăţiri şi să luăm decizii privind acţiunile de corectare.