SOLUŢII DE PĂSTRARE ŞI DISTRUGERE

"Ce trebuie să păstrăm şi pentru cât timp?”

Organizaţiile acumulează încontinuu cantităţi de înregistrări pe suport de hârtie şi electronice – şi suportă costuri de depozitare şi administrare din ce în ce mai mari în cursul activităţii. Totuşi, adeseori nu se ştie ce înregistrări trebuie păstrate, pentru cât timp şi care sunt înregistrările care pot fi distruse în siguranţă şi legal.

Companiile trebuie să navigheze printr-un ocean de legi şi reglementări - inclusiv Sarbanes-Oxley, Legea protecţiei datelor, Legea companiilor şi multe altele - care stipulează obligaţiile privind păstrarea înregistrărilor, pentru a asigura transparenţa şi responsabilităţile. Numărul crescând de ordonanţe ale organelor judiciare şi de reglementare demonstrează că  practicile necorespunzătoare de administrare şi de eliminare a înregistrărilor expun organizaţiile la riscuri de neconformare şi la răspundere juridică.

Strategie efectivă şi eficientă pentru păstrare şi distrugere

Iron Mountain poate ajuta organizaţia dumneavoastră să planifice şi să implementeze un program complex şi credibil din punct de vedere juridic pentru păstrarea şi eliminarea înregistrărilor – şi asigură aplicarea acestuia în cadrul tuturor departamentelor şi locaţiilor geografice ale organizaţiei.

Un program bine proiectat, comunicat în mod clar şi consecvent aplicat, pentru păstrarea şi eliminarea înregistrărilor poate să scadă semnificativ riscurile de conformitate şi expunerea la litigii, asigurând că înregistrările valoroase, necesare din punct de vedere mod legal, sunt păstrate pentru o perioadă de timp corespunzătoare şi că, apoi, sunt eliminate în mod securizat şi documentat.

Reduceţi costurile de depozitare a înregistrărilor

De asemenea, un program complex vă ajută să reduceţi costurile de depozitare şi manipulare a informaţiilor - cu până la 50 la sută - prin eliminarea depozitării documentelor inutile şi prin transferarea înregistrărilor inactive în spaţii de depozitare mai puţin costisitoare. În plus, un program eficient vă ajută să simplificaţi accesul la restul înregistrărilor, deoarece vă rămân mai puţine înregistrări de administrat şi căutat.

O soluţie Iron Mountain se plăteşte singură

Compania Iron Mountain deţine o experienţă vastă în oferirea de soluţii privind păstrarea şi distrugerea înregistrărilor:

• Am dezvoltat şi aplicat programe de păstrare a înregistrărilor pentru organizaţii extrem de reglementate, inclusiv numeroase societăţi incluse în FTSE 100
  
• Recomandările noastre sunt susţinute de cercetări juridice complete, fiind în deplină concordanţă cu reglementările relevante din domeniu.
  
• Aplicăm grafice de păstrare a înregistrărilor pentru proiectele vechi de amploare, până la un milion de cutii sau mai multe, astfel încât înregistrările învechite să poată fi distruse corespunzător.
  
• În mod normal, clienţii obţin o reducere drastică a volumului de depozitare - de la 20% la 50%. De fapt, economiile obţinute din depozitarea înregistrărilor plătesc preţul total de dezvoltare a programului de administrare a înregistrărilor.